Le courrier électronique est l’élément vital des entreprises modernes et constitue un lien essentiel avec nos collègues et nos partenaires. Pourtant, tant de personnes commettent des erreurs de base lorsque vient le temps de passer à la rédaction. Voici dix de mes suggestions sur la manière de peaufiner votre communication numérique.

Mots surprenants à ne PAS utiliser dans un courriel

– «Comme discuté» peut paraître condescendant.

Il est préférable d’écrire: En ce qui concerne les points X, Y, Z.

– Éviter les expressions «Je voulais savoir si la réunion a toujours lieu.» ou «Je pense que nous devrions l’envoyer au client la semaine prochaine.» ou «Je voulais juste vous demander si vous l’avez reçu.» En plaçant vos désirs au passé, vous aurez l’air gênée et peu confiante.

– «Pas de problème» est un problème en lui-même!

Comme il est difficile de déterminer le ton d’une personne dans un courriel, répondre à la demande de quelqu’un par ces mots pourrait être considéré comme lui faire de l’attitude.

– Ne rédigez pas un courriel formel en commençant par un simple «Salut».

Il est trop familier d’utiliser une telle formulation pour une introduction formelle. Tenez-vous plutôt aux salutations «Chère/Cher XX» ou «Bonjour Madame/Monsieur XX».

– Demandez toujours à quelqu’un avant de transférer son courrier électronique.

Lorsque les gens s’écrivent des courriels, c’est en fonction de leur relation avec la personne avec laquelle ils communiquent. Parfois, une communication informelle destinée à une personne ne serait jamais appropriée à envoyer à une autre. Pour cette raison, vous ne devez jamais transférer le courriel d’une autre personne à une autre sans lui demander au préalable.

– Faites attention aux MAJUSCULES et aux points d’exclamation!!!!

Le ton d’un courriel est sans doute l’un des éléments les plus importants. Mettre des mots en majuscule implique que vous criez. Les points d’exclamation peuvent montrer de l’excitation, mais attention un seul point d’exclamation inutile peut paraître enfantin et non professionnel. Des études ont démontré que ceux qui maîtrisent mieux le français voient plusieurs !!! comme le signe d’une personne au vocabulaire moins riche.

– Limiter les emojis

Il y a un émoji pour presque tout, et bien qu’on en voit partout, une de mes règles d’or est de ne jamais les utiliser dans les courriels professionnels, surtout quand le destinataire est quelqu’un de plus haut niveau dans la hiérarchie.

La prochaine fois que vous aurez cinq minutes, jetez un coup d’œil à certains de vos récents courriers électroniques professionnels et voyez si vous avez utilisé des mots et des expressions qui vous nuisent, même inconsciemment.

Le champ CC

CC signifie Copie conforme. Vous ajoutez un destinataire au champ CC d’un courriel afin qu’il puisse le voir pour référence et savoir que le courriel ne lui est pas directement adressé. Par exemple, si vous écrivez à Karine, la directrice des communications de la compagnie, et que vous voulez inclure, Camille son assistante sur le courriel pour référence, vous écririez celui de Karine dans la ligne destinataire et celui de Camille dans la ligne CC. Ensuite, vous ne vous adresseriez qu’à Karine dans votre courriel.

L’ordre des destinataires dans un même courriel

Il est important de toujours tenir compte du rang. Vous devez placer le nom/courriel le plus VIP en premier, suivi de tous les autres courriels par ordre de rang. La même règle s’applique lorsque vous vous adressez à plusieurs personnes dans un même courrier électronique.

La longueur idéale d’un courriel

Je recommande de ne pas dépasser deux paragraphes et d’être le plus concis possible pour garder l’attention de votre destinataire. Si vous avez des éléments ou des points sur lesquels vous souhaitez attirer spécifiquement l’attention, énumérez-les avec des tirets pour qu’ils se démarquent dans le reste du courriel.

À propos des images et des pièces jointes

Combien de fois ai-je reçu des courriels avec des fichiers joints qui n’étaient pas nommés de façon appropriée. Assurez-vous que ce que vous envoyez en pièce jointe soit nommé de façon à ce qu’il soit possible de savoir de quoi il s’agit sans avoir à ouvrir le document.

Évitez les acronymes et les symboles

Dans vos communications formelles, évitez toutes formes d’abréviation ou de symboles comme «&» afin d’éviter de paraître paresseux et non professionnel. Par exemple, «PVI» devrait s’écrire «Pour votre information».

Attention avant de répondre

Il peut être irritant de recevoir une multitude de réponses qui ne nous sont pas adressées suite à un courriel qui incluait tout le département (ou pire toute la compagnie). Par exemple, Jasmine, adjointe de direction, envoie un courriel à tous les employés de votre compagnie pour mentionner que mercredi le dîner sera offert. Elle demande à ceux qui ont des allergies de lui en faire part par courriel. Au lieu de répondre seulement à Jasmine, plusieurs de vos collègues font l’erreur de répondre à tous et ainsi votre boîte de courriels est submergée de réponses contenant les allergies de chacun.

Les échanges de courriels

Après les premiers échanges de courriels, une salutation formelle peut sembler contre nature. En effet, lorsque j’ai échangé à quelques reprises des courriels avec une même personne, j’atténue un peu la formalité et j’arrête d’utiliser Chère/Bonjour Madame X. En fonction de la conversation, je vais directement au vif du sujet. Par exemple, après 3-4 échanges, je peux commencer un courriel en répondant «Bonjour Martine. C’est avec plaisir que je te rencontrerai demain midi. Cordialement, Erika.»

Délai de réponse

Au mieux de vos capacités, répondez à tous vos courriels dans la même journée ou au moins dans les 24 heures s’ils ont été reçus tard en fin de journée. Si vous n’êtes pas en mesure de respecter ce délai, envoyez un courriel en mentionnant au destinataire que vous avez bien reçu son message et que vous y répondrez rapidement. Enfin, pour respecter le temps de chacun, l’idéal pour envoyer un courriel est avant 17h30 les jours de semaine.

Enfin, n’écrivez jamais un courriel à quelqu’un lorsque vous êtes fâchée. Laissez retomber la poussière, car n’oubliez pas que les écrits restent.